Pides los datos, el presupuesto no sale, y el cliente se va con otro.
No es que tu equipo trabaje poco. Es que la mitad de la mañana se va en copiar datos de un sitio a otro, y mientras tanto el que preguntó el martes sigue esperando.
La automatización de procesos no va de comprar herramientas. Va de encontrar los tres o cuatro sitios por donde se te está cayendo trabajo ya vendido, y taparlos.
Por dónde empezar a automatizar procesos
- Por lo que cuesta dinero, no por lo que cuesta tiempo.
- Por un solo proceso, entero, antes de abrir el siguiente.
- Después de escribir cómo se hace hoy, no cómo debería hacerse.
- Con los programas que ya tenéis puestos, que casi todos se conectan.
Qué no conviene automatizar
- Lo que hacéis una vez al mes: cuesta más montarlo que hacerlo a mano.
- Lo que requiere criterio, como un precio especial o un cliente enfadado.
- Un proceso que aún no funciona a mano, porque sale el mismo lío más rápido.
Preguntas que nos hacen siempre
¿Hay que cambiar de programas para automatizar?
Casi nunca. Lo normal es conectar lo que ya usas: el correo, la hoja de cálculo, el WhatsApp, el programa de facturación. Cambiar de sistemas es caro, lento y es donde mueren la mitad de estos proyectos.
¿Por dónde se empieza?
Por el proceso que más dinero deja escapar, no por el más fácil. Suele ser lo que pasa entre que alguien pide precio y recibe el presupuesto, porque ahí es donde se decide la venta.
¿Y si mi equipo acaba sin usarlo?
Es el final más común de estos proyectos: a los seis meses la automatización sigue funcionando y el equipo ha vuelto a hacerlo a mano. Pasa cuando se monta encima de un proceso que nadie había escrito.
Ver también automatización de procesos en España, automatización de procesos en Argentina, respuesta automática por WhatsApp y empresas de diseño web.